來(lái)源:Themis盡調(diào)
1、現(xiàn)場(chǎng)盡職調(diào)查概述
一、總體概述
Themis認(rèn)為,現(xiàn)場(chǎng)盡職調(diào)查的最重要方法和目的是通過(guò)交互式驗(yàn)證,核實(shí)企業(yè)信息和數(shù)據(jù)的真實(shí)性,判斷企業(yè)經(jīng)營(yíng)者是否誠(chéng)實(shí)可靠,發(fā)現(xiàn)可能的造假、掩蓋、粉飾行為,尋找潛在的風(fēng)險(xiǎn),還原企業(yè)基本真實(shí)的財(cái)務(wù)狀況和數(shù)據(jù)。
具體方式是:1)通過(guò)與不同企業(yè)內(nèi)部核心人員和一般人員訪談?dòng)^察和判斷他們之間的回答是否有明顯矛盾;2)通過(guò)與其上下游訪談判斷與內(nèi)部訪談內(nèi)容是否有矛盾;3)通過(guò)實(shí)地考察觀察和判斷相關(guān)環(huán)境是否與其他調(diào)查內(nèi)容基本相符;4)最后通過(guò)文件資料判斷和驗(yàn)證其他調(diào)查內(nèi)容是否屬實(shí)。
其中,與相關(guān)人員的訪談和實(shí)地考察是盡職調(diào)查的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要做到1)詢問(wèn)有技巧、問(wèn)題早發(fā)現(xiàn);2)認(rèn)真觀察被訪者回答問(wèn)題的語(yǔ)速、語(yǔ)言回答方式、真誠(chéng)與否、觀察相關(guān)人員在整個(gè)盡調(diào)過(guò)程中有無(wú)相互暗示、串通、阻攔等行為,通過(guò)各種細(xì)節(jié)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。3)先詢問(wèn)較容易的、可多渠道交互式驗(yàn)證的問(wèn)題提問(wèn),判斷被訪者的誠(chéng)信度,再逐步詢問(wèn)較難的、交互式驗(yàn)證渠道少的問(wèn)題提問(wèn)。4)必須隨機(jī)與中下層人員進(jìn)行訪談、交談,詢問(wèn)幾個(gè)他(她)應(yīng)了解的問(wèn)題,通過(guò)被訪者的回答側(cè)面分析、驗(yàn)證企業(yè)高層的誠(chéng)信度和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性。
二、盡調(diào)要求
1.盡調(diào)人員要求:
盡調(diào)人員兩人,分AB角,A角為主調(diào)人員,B角為次調(diào)人員。
主調(diào)人員A應(yīng)具有較強(qiáng)的溝通能力,次調(diào)人員B應(yīng)具有較強(qiáng)的財(cái)務(wù)知識(shí)。
2.盡調(diào)時(shí)間:
必須安排在工作日,企業(yè)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)間。
財(cái)務(wù)盡調(diào)持續(xù)有效時(shí)間應(yīng)在4小時(shí)以上,包括面談和實(shí)地核實(shí)。
3.要求企業(yè)到場(chǎng)人員:
必到人員:企業(yè)實(shí)際控制人、企業(yè)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人
其他人員:其他主要部門負(fù)責(zé)人,如倉(cāng)儲(chǔ)、生產(chǎn)、運(yùn)輸負(fù)責(zé)人等。
4.現(xiàn)場(chǎng)記錄要求
所有重要材料均需拍照(具體拍照文件均有標(biāo)注),重點(diǎn)資料拍攝,必須根據(jù)每項(xiàng)進(jìn)行文件夾分類。
照片拍攝需清晰、完整、有效,避免抖動(dòng)、模糊。(尤其是電腦截屏拍攝)。若會(huì)計(jì)憑證資料本身原因造成所拍攝信息不清,需現(xiàn)場(chǎng)抄寫相關(guān)信息,并將所抄信息填寫在盡職調(diào)查報(bào)告之“異常說(shuō)明”。
與相關(guān)人員訪談均需錄音,從一進(jìn)目標(biāo)公司即需開始錄音。所有錄音格式均為MP3 或WAV,并確保WINDOWS MEDIAPLAYER 可以播放)電話約訪錄音需清晰,表達(dá)完整。相關(guān)內(nèi)容可以有幾段錄音或錄音+短信照片形式。若為客戶打過(guò)來(lái)的,去之前必須錄音打電話,以確保完整。
現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查記錄應(yīng)在該項(xiàng)工作進(jìn)行中和完成時(shí)連續(xù)填寫(事后可進(jìn)一步完善)?,F(xiàn)場(chǎng)調(diào)查過(guò)程中,發(fā)現(xiàn)異常情況,必須在現(xiàn)場(chǎng)情況說(shuō)明欄記錄相關(guān)情況。若發(fā)現(xiàn)目標(biāo)企業(yè)填寫的內(nèi)容與拍攝的原件存在差異情需要在異常情況說(shuō)明中做出記錄。
與接待人合影。
2、現(xiàn)場(chǎng)盡職調(diào)查前期操作流程
一、收集財(cái)務(wù)企業(yè)信息
根據(jù)材料清單要求企業(yè)提供企業(yè)相關(guān)資料(可先行提供電子版)。
二、 對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行分析
1、對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)財(cái)務(wù)資料的內(nèi)容進(jìn)行審慎核查。
Themis認(rèn)為,審慎核查時(shí),不僅需關(guān)注會(huì)計(jì)信息各構(gòu)成要素之間是否相匹配,還需關(guān)注會(huì)計(jì)信息與相關(guān)非會(huì)計(jì)信息之間是否相匹配,特別是應(yīng)將財(cái)務(wù)分析與企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)情況相結(jié)合,關(guān)注企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展、業(yè)務(wù)管理狀況,了解企業(yè)業(yè)務(wù)的實(shí)際操作程序、相關(guān)經(jīng)營(yíng)部門的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī),對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)資料做出總體評(píng)價(jià)。
2、查看年度審計(jì)報(bào)告中的審計(jì)意見,是否存在除無(wú)保留意見外的其他審計(jì)意見。
三、電話約訪
1、盡調(diào)人員致電目標(biāo)公司,聯(lián)系受訪者,并確定、告知以下事項(xiàng):
簡(jiǎn)單自我介紹;
拜訪時(shí)間及地點(diǎn);
須確認(rèn)目標(biāo)公司類型,如生產(chǎn)型、貿(mào)易型等
強(qiáng)調(diào)實(shí)際控制人與財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人均需在場(chǎng);
所需材料(原件)例如:
近2年購(gòu)銷合同、訂單;
提供近3年財(cái)務(wù)報(bào)表(資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表),以及財(cái)務(wù)報(bào)表中最近1年年報(bào)所在會(huì)計(jì)年度的所有賬簿(包括臺(tái)賬)/財(cái)務(wù)軟件信息(所有類型企業(yè))、會(huì)計(jì)憑證、原始憑證、銀行單據(jù)等。
近一年財(cái)務(wù)報(bào)表月報(bào)(季報(bào))重要數(shù)據(jù)(銷售收入、銷售成本、現(xiàn)金、應(yīng)收賬款、存貨、應(yīng)付賬款、應(yīng)付費(fèi)用)
最近1年年報(bào)報(bào)表日至實(shí)地調(diào)查日期間所有賬簿(包括臺(tái)賬)/財(cái)務(wù)軟件信息、會(huì)計(jì)憑證、原始憑證、銀行單據(jù)等。
租賃合同
公司章程
其他所需材料
5)貿(mào)易、運(yùn)輸、工程類企業(yè),開票、報(bào)稅系統(tǒng)所在地與拜訪地址需一致;
6)生產(chǎn)型企業(yè),以車間、廠房所在地為拜訪地址,所有紙質(zhì)材料(如購(gòu)銷合同、會(huì)計(jì)憑證、租賃合同等)均需拿到拜訪地址;若開票、報(bào)稅系統(tǒng)不在拜訪地址,則需進(jìn)一步前往相關(guān)地址調(diào)查。
7)電話結(jié)束后,將所需資料信息、拜訪地址、拜訪時(shí)間通過(guò)短信、傳真或E-MAIL 形式和目標(biāo)公司確認(rèn)。
2、電話約訪主要事項(xiàng)
填寫并反饋約訪時(shí)間、運(yùn)作信息(如姓名、電話等)、面訪說(shuō)明;如因某些原因(“實(shí)際控制人沒(méi)時(shí)間”或“資料未準(zhǔn)備好”等),導(dǎo)致無(wú)法第一時(shí)間安排,盡調(diào)人員需填寫調(diào)查跟蹤清單,并在面訪說(shuō)明處記錄原因以及下次電訪、盡調(diào)時(shí)間。
a)盡調(diào)部門每天收到盡調(diào)單后需在當(dāng)天聯(lián)系,并在面訪說(shuō)明做好相應(yīng)記錄。所有訂單,需要和實(shí)際控制人、及公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人就所需要準(zhǔn)備的材料進(jìn)行雙重確認(rèn)。
b)若撥打的電話,目標(biāo)公司無(wú)人接聽,每隔半小時(shí)(或以上),應(yīng)再撥打,聯(lián)系的次數(shù)需為3 次及以上。例如面訪說(shuō)明記錄為“3-2 16:30 MB XX 電話無(wú)人接聽。 17:00MBXX 電話無(wú)人接聽 17:30MB XX 電話無(wú)人接聽,發(fā)了短信請(qǐng)XX 及時(shí)與我聯(lián)系”。若當(dāng)天聯(lián)系了3 次及以上,目標(biāo)公司依然無(wú)人接聽,第2 天早上應(yīng)再次和目標(biāo)公司聯(lián)系,并做好相應(yīng)記錄。
c)若客戶表示其沒(méi)時(shí)間接待,需確認(rèn)下次聯(lián)系時(shí)間,并記錄相應(yīng)情況。
d)當(dāng)會(huì)計(jì)憑證、系統(tǒng)與目標(biāo)公司工廠位于2 個(gè)地方時(shí),應(yīng)按順序走訪,工廠與會(huì)計(jì)憑證是必須拍攝的。
3、對(duì)收集的財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行分析
3、現(xiàn)場(chǎng)盡職調(diào)查現(xiàn)場(chǎng)訪談階段
一、現(xiàn)場(chǎng)面談要求
見面時(shí),單獨(dú)詢問(wèn)企業(yè)實(shí)際控制人,再單獨(dú)詢問(wèn)企業(yè)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。
如企業(yè)實(shí)際控制人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人在同一現(xiàn)場(chǎng),盡調(diào)人員可要求分成兩組,盡調(diào)人員A與企業(yè)實(shí)際控制人單獨(dú)交談,盡調(diào)人員B在另一場(chǎng)所與企業(yè)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人交談。詢問(wèn)內(nèi)容相同。
二、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查前期階段步驟
1、記錄到達(dá)時(shí)間,出示授權(quán)書、工作證,交換名片,并告知目標(biāo)公司,相關(guān)材料需拍攝照片,拜訪過(guò)程需錄音。
2、仔細(xì)查看名片,了解實(shí)際控制人(受訪者)是否為目標(biāo)公司法定代表人;如受訪者非法定代表人,需詢問(wèn)其與法定代表人的關(guān)系。
3、對(duì)受訪者的開場(chǎng)白:
“此次訪談僅為XX機(jī)構(gòu)向貴公司提供貸款支持而進(jìn)行的盡職調(diào)查,調(diào)查內(nèi)容絕對(duì)保密,未經(jīng)貴公司許可,不會(huì)對(duì)任何第三方如工商、稅務(wù)等政府部門、貴司業(yè)務(wù)伙伴和其他機(jī)構(gòu)泄露任何訪談信息。
請(qǐng)貴司一定完全真實(shí)反映貴司的情況。越真實(shí)的情況越有助于貴司獲得更高的信貸支持,而虛假信息會(huì)使貴司無(wú)法獲得任何信貸支持?!?/span>
(簽訂或提供已準(zhǔn)備好的保密保證書)
4、現(xiàn)場(chǎng)資料的拍攝必須嚴(yán)格按照“現(xiàn)場(chǎng)盡職調(diào)查文件清單”的資料原件進(jìn)行拍攝。
5、拍攝企業(yè)銘牌,并了解有無(wú)其他企業(yè)同一地址經(jīng)營(yíng);如有,需拍攝企業(yè)銘牌,并了解是否為關(guān)系企業(yè)。
6、若目標(biāo)公司對(duì)資料保密性方面有所顧及,調(diào)研人員需以客戶意愿為主,拍攝資料時(shí)征詢客戶意見,如對(duì)方拒絕,則不拍攝/刪除已拍資料,但需要向目標(biāo)公司說(shuō)明,可能影響項(xiàng)目正常進(jìn)行。
三、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查正式階段步驟
1、人員訪談階段(實(shí)際控制人與財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人需分開單獨(dú)訪談)
1)公司基本情況
了解目標(biāo)公司的成立、發(fā)展和主要管理人員。
了解目標(biāo)公司股東、股權(quán)情況及是否有關(guān)聯(lián)公司。
了解目標(biāo)公司申請(qǐng)此次貸款原因。
2)向被訪者初步詢問(wèn)財(cái)務(wù)情況
詢問(wèn)報(bào)表真實(shí)性情況:
詢問(wèn)該財(cái)務(wù)報(bào)表的真實(shí)性(按百分比詢問(wèn),如“該財(cái)務(wù)報(bào)表您認(rèn)為數(shù)據(jù)真實(shí)度是多少,90%、80%、60%或40%?”)。
當(dāng)被訪者回答報(bào)表真實(shí)性高于90%時(shí),直接進(jìn)入“3”。
當(dāng)被訪者回答報(bào)表真實(shí)性低于90%時(shí),或企業(yè)不能提供財(cái)務(wù)報(bào)告時(shí),立刻詢問(wèn)被訪者原因,填寫到“財(cái)務(wù)盡職調(diào)查表”,并進(jìn)入下列程序:
3)實(shí)際控制人的訪談
通過(guò)詢問(wèn)實(shí)際控制人的形式,在“財(cái)務(wù)盡職調(diào)查表”上“簡(jiǎn)單回答”填寫最近1年(上年)主要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。
4、現(xiàn)場(chǎng)盡職調(diào)查核實(shí)階段
一、電話核實(shí)階段
1、向購(gòu)買商客戶電話詢問(wèn)核實(shí)
a) 盡調(diào)人員A征求企業(yè)實(shí)際控制人同意,獲得主要購(gòu)買商(前5家)客戶負(fù)責(zé)人的電話,并記錄。
b) 記錄電話后,當(dāng)著企業(yè)實(shí)際控制人的面和客戶通電話(不能存在時(shí)間間隔)。
向企業(yè)實(shí)際控制人說(shuō)明:“根據(jù)盡調(diào)流程,我們需要和貴司的客戶打個(gè)電話核實(shí)一下您和他們的合作關(guān)系?!鲍@得同意后,進(jìn)行電話問(wèn)詢。未獲得同意,詢問(wèn)不能進(jìn)行電話問(wèn)詢的原因,并向他解釋這是任何金融機(jī)構(gòu)的調(diào)查慣例,否則無(wú)法核實(shí)情況,可能影響融資。
如果企業(yè)控制人說(shuō)沒(méi)有客戶電話,盡調(diào)人員A應(yīng)征求他同意后,電話通知盡調(diào)人員B,由盡調(diào)人員B在財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人處獲得客戶電話,并撥打電話。(按購(gòu)買商采購(gòu)金額順序撥打電話,如無(wú)法接通即撥打下一個(gè))(需與3家購(gòu)買商客戶和3家供應(yīng)商取得實(shí)質(zhì)通話并成功取得信息,如果今年有新的購(gòu)買商或供應(yīng)商,上述“3+3”中必須包括1家新購(gòu)買商和1家新供應(yīng)商)。
2、對(duì)企業(yè)供應(yīng)商電話調(diào)查
a) 盡調(diào)人員A征求企業(yè)實(shí)際控制人同意,獲得主要供應(yīng)商(前5家)客戶負(fù)責(zé)人的電話,并記錄。
b) 記錄電話后,當(dāng)著企業(yè)實(shí)際控制人的面和客戶通電話(不能存在時(shí)間間隔)。
二、實(shí)地核實(shí)
1、庫(kù)存核實(shí)
a)對(duì)企業(yè)庫(kù)存進(jìn)行核實(shí)。請(qǐng)公司控制人帶領(lǐng)盡調(diào)人員A到公司倉(cāng)庫(kù),查看相關(guān)貨物情況。
b)向倉(cāng)儲(chǔ)保管員索要倉(cāng)庫(kù)進(jìn)貨、出貨清單(存貨臺(tái)賬)。首先根據(jù)倉(cāng)庫(kù)單當(dāng)日貨物數(shù)在倉(cāng)庫(kù)現(xiàn)場(chǎng)查對(duì)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存商品數(shù)量。(大致相符即可)
c)根據(jù)庫(kù)存貨物數(shù)量和記錄的進(jìn)貨價(jià)格大致計(jì)算庫(kù)存總量金額(也可詢問(wèn)倉(cāng)儲(chǔ)管理員庫(kù)存總量金額),對(duì)比客戶提供的當(dāng)前或去年財(cái)務(wù)報(bào)表的庫(kù)存數(shù),進(jìn)行對(duì)比。(發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,如庫(kù)存數(shù)字明顯與該企業(yè)報(bào)表數(shù)字不符或陳述不符,可向倉(cāng)儲(chǔ)管理員提問(wèn),說(shuō)明原因)
d)向倉(cāng)庫(kù)管理者詢問(wèn)運(yùn)輸原料采用的運(yùn)輸工具是什么(汽車、火車等),查看調(diào)查當(dāng)月和上月所有運(yùn)輸單據(jù)和簽收單據(jù),并記錄或拍照。
e)拍照所有去年原料進(jìn)貨進(jìn)庫(kù)簽收單據(jù)。
2、 生產(chǎn)場(chǎng)所核實(shí)。
a)向生產(chǎn)車間負(fù)責(zé)人索要本月生產(chǎn)月度清單。根據(jù)清單了解本月生產(chǎn)情況(本月產(chǎn)出多少產(chǎn)品,使用多少原料)
b)向生產(chǎn)車間負(fù)責(zé)人詢問(wèn)產(chǎn)出一個(gè)產(chǎn)品需要的時(shí)間。以現(xiàn)有生產(chǎn)能力,一天能夠最多產(chǎn)出多少產(chǎn)品。
c)現(xiàn)在生產(chǎn)工人有多少?
d)單一產(chǎn)品生產(chǎn)出來(lái)需要多少電費(fèi)、水費(fèi)?(如不能回答,可詢問(wèn)該車間一天需要多少水電,自己計(jì)算)
e)詢問(wèn)該車間已經(jīng)使用了多長(zhǎng)時(shí)間?機(jī)器設(shè)備是哪年購(gòu)買的?(如是近期購(gòu)買,詢問(wèn)那么以前是在哪里生產(chǎn)產(chǎn)品?)
f)隨機(jī)找到一個(gè)工人,詢問(wèn)該人在該公司工作時(shí)間多長(zhǎng)時(shí)間?該車間(或公司)有多少工人?工資是怎樣計(jì)算的,每月工資平均多少錢,有沒(méi)有上社保?
5、現(xiàn)場(chǎng)盡職調(diào)查所需查閱資料
在現(xiàn)場(chǎng)盡職調(diào)查中,至少應(yīng)核查一下文件資料:
一、查閱去年和今年前5供應(yīng)商和前5購(gòu)買商客戶與該公司簽訂的合同或訂單。
1.查看并摘錄與購(gòu)買商/供應(yīng)商簽訂的基礎(chǔ)商務(wù)合同名稱及編號(hào)
2.查看商務(wù)合同中約定的貨品交付方式。如,但不限于以下方式:自提、第三方物流、配送到指定倉(cāng)庫(kù)等方式。
3.查看商務(wù)合同中約定的付款方式。如,但不限于以下方式:現(xiàn)金/非現(xiàn)金、預(yù)付款、貨到付款、一次性付款、分批次付款等方式。與前面人員訪談核實(shí)環(huán)節(jié)所述金額進(jìn)行對(duì)比驗(yàn)證。
二、查閱去年全年和今年到現(xiàn)在的銷售發(fā)票底聯(lián),(主要核對(duì)發(fā)票總數(shù)是否與其他信息相符,以及前5大客戶所開發(fā)票是否與其他信息相符)
三、查閱近12個(gè)月每月員工工資單(薪酬明細(xì)表),看人員總數(shù)、工資總數(shù)是否與相關(guān)資料吻合,不吻合向財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人詢問(wèn)原因。
四、查看從當(dāng)前到前12個(gè)月該公司每個(gè)月繳納的電費(fèi)、水費(fèi)記錄,并拍照或記錄。
五、查閱公司前12個(gè)月銀行流水單(銀行出具的對(duì)賬單據(jù))。
1.查看對(duì)應(yīng)的銀行流水單,核實(shí)并摘錄應(yīng)收賬款/應(yīng)付賬款對(duì)應(yīng)銀行賬單編號(hào)。
2.查看對(duì)應(yīng)的銀行流水單,核實(shí)并摘錄銀行對(duì)賬單實(shí)收/實(shí)付日期。若為批次收款/付款的,要逐項(xiàng)記錄。
3.查看對(duì)應(yīng)的銀行流水單,核實(shí)并摘錄銀行對(duì)賬單實(shí)收/實(shí)付金額。若為批復(fù)收款/付款的,要逐項(xiàng)記錄金額,并加總。
4.若應(yīng)收賬款金額與實(shí)際付款金額存在差異,需要詢問(wèn)形成差異的原因,并在報(bào)告中詳細(xì)記錄。
六、查閱公司去年一年上稅總額和今年到現(xiàn)在上稅總額,以及每種稅賦的金額。根據(jù)該公司營(yíng)業(yè)稅稅賦率判斷其與銷售狀況是否吻合,如差距較大,向財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人詢問(wèn)原因。
七、經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所(如辦公室、廠房、倉(cāng)庫(kù)等)如為租賃需拍攝租賃合同(甲方、乙方名稱及最后蓋章),以及租金支付憑證;如為自有,則拍攝產(chǎn)權(quán)證明;
八、另需拍攝近6個(gè)月水電費(fèi)發(fā)票。(若為生產(chǎn)型企業(yè),近6 個(gè)月水電費(fèi)。
九、如在會(huì)計(jì)憑證中發(fā)現(xiàn)法院傳票、律師費(fèi)用、行政稅務(wù)罰款單、關(guān)系企業(yè)或私人借款憑證信息,均需拍攝相關(guān)照片。
十、注意事項(xiàng)。
1.企業(yè)往往有多個(gè)報(bào)表,要求提供企業(yè)內(nèi)部自用的最真實(shí)報(bào)表。
2.以詢問(wèn)形式簡(jiǎn)單填寫,無(wú)需數(shù)據(jù)極為精確,只需要求被訪者大致準(zhǔn)確即可。對(duì)該兩人回答的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)明顯勾稽關(guān)系錯(cuò)誤、邏輯錯(cuò)誤、或兩人之間的誤差不用再次核實(shí),只需記錄。
3.財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人可能出于某種目的而拒絕盡調(diào)人員的詢問(wèn),盡調(diào)人員只需如實(shí)寫出財(cái)務(wù)人員拒絕回答即可。公司實(shí)際控制人不應(yīng)拒絕回答盡調(diào)人員的詢問(wèn),詢問(wèn)問(wèn)題應(yīng)基本取得答案。